Secretaría Administrativa

 

Lic. Flavio Hugo Ruvalcaba Márquez
fhruval@correo.uaa.mx
Edificio 8
Tel.- 910 8478

Función básica:

• Apoyar al Decano en la realización y cumplimiento de las actividades administrativas del centro.
  

Funciones específicas:

• Coordinarse con la Dirección General de Finanzas en todo lo relacionado con el control presupuestal, compras, contabilidad, ingresos y egresos, etc., que se requieran para una eficiente administración o gestión del centro.

• Coordinarse con la Dirección General de Servicios en todo lo relacionado con el mantenimiento, transportes, vigilancia y servicios generales que se requieran en el centro.
  

• Realizar los trámites administrativos de control de asistencias del personal docente y administrativo del Centro.
  

• Controlar el mobiliario, equipo de oficina y laboratorio, materiales y papelería del centro, así como gestionar provisiones o nuevas compras, cuando así se requiera.
  

• Encargarse de la distribución, ocupación, uso, mantenimiento y limpieza de aulas, laboratorios, talleres y otros espacios físicos asignados al Centro.
  

• Proporcionar a los alumnos, profesores, personal administrativo y público en general una orientación adecuada en lo referente a información, trámites, controles, etc. administrativos.
  

• Asistir a las reuniones del Consejo de Representantes, Comisión Ejecutiva del Centro y reuniones de trabajo con el decano y los jefes de departamento, de acuerdo con las indicaciones de su jefe inmediato.
  

• Desempeñar las funciones de Secretario del Consejo de Representantes y de la Comisión Ejecutiva del Centro.
  

• Dar trámite a la correspondencia que le sea turnada por el Decano.
  

• Realizar la entrega y recepción de documentos, así como los trámites y controles administrativos internos y/o externos a la institución que se requieran, de acuerdo a las funciones asignadas.
  

• Realizar la revisión, integración, investigación y análisis de documentos e información, que le indique su jefe inmediato, con relación a las funciones que desempeña.
  

• Participar activamente en las comisiones, comités, juntas y reuniones que tengan relación con las funciones que desempeña, de acuerdo a las indicaciones de su jefe inmediato
  

• Efectuar y/o coordinar actividades de logística que se requieran para llevar a cabo los eventos y actividades ordinarias y extraordinarias del Centro, de acuerdo a las indicaciones de su jefe inmediato.
  

• Coordinar conjuntamente con el Decano y jefes de departamento, la formulación y seguimiento de estudios y proyectos especiales académicos y de gestión administrativa, que le sean asignados o indicados por su jefe inmediato.
  

• Mantener continua comunicación con los Secretarios Administrativos de otros centros académicos, para la planeación y ejecución de eventos y proyectos interdisciplinarios.
  

• Mantener actualizada la información estadística, normativa, técnica y administrativa del centro y proporcionarla a las instancias correspondientes, cuando así se requiera, de acuerdo a las indicaciones de su jefe inmediato.
  

• Realizar los reportes, dictámenes, informes y demás documentación, que se derive de las actividades que desempeña de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal fin.
  

• Mantenerse actualizado en los aspectos técnicos y administrativos que se relacionen con las actividades que se desempeñan en el centro.
  

• Acordar, planear y supervisar las actividades del personal a su cargo.
  

• Acordar con su jefe inmediato.
  

• Desempeñar las demás actividades que le sean indicadas por su jefe inmediato relacionadas con su puesto.

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