El Archivo General e Histórico de nuestra Institución es el área responsable de coordinar a las distintas áreas que forman parte del Sistema Institucional de Archivos, cuyo objetivo es el funcionamiento del conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla la Universidad y que sustentan su actividad archivística.

Con la Ley General de Archivos, la UAA trazó un nuevo camino hasta la consolidación de la gestión documental y la administración de archivos, donde la normatividad, la capacitación, el trabajo en equipo, la colaboración interinstitucional y la digitalización fueron componentes significativos en el proceso.

Recordemos que la Ley General de Archivos se publicó en 2018 en el Diario Oficial de la Federación y su entrada en vigor fue hasta el 2019. La nueva legislación sentó las bases para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos públicos en todo el territorio nacional.

Sobre ello, la doctora Cecilia Pérez Talamantes, jefa del Departamento de Archivo General e Histórico, comentó que durante muchos años existió la cultura archivística con la que cada institución albergaba y resguardaba sus documentos como consideraba que era la mejor manera; hubo instituciones u organismos que lo hacían bien, como fue el caso de nuestra universidad que tuvo la cultura de conservar y guardar los principales documentos históricos desde que existía el Instituto Autónomo de Ciencias.

A partir de 2019, el Departamento de Archivo General e Histórico comenzó a trabajar en la implementación de las nuevas disposiciones, así como la delineación de un plan de acción en materia de gestión documental y la administración de archivos. Un paso importante fue la creación de un reglamento, si bien el Departamento trabajaba a partir de políticas internas, era necesario formalizar reglas para atender las necesidades de la nueva ley. Por lo que, después de tres años de trabajo, una pandemia y constantes capacitaciones en línea, se logró presentar un proyecto que el Honorable Consejo Universitario aprobó en su sesión ordinaria del 16 de junio de 2022, y que dio origen al Reglamento del Archivo General e Histórico de la Universidad Autónoma de Aguascalientes.

La doctora Marcela López Arellano, quien estuvo al frente del Departamento de Archivo General e Histórico de 2019 a enero del 2026, explicó que la integración del reglamento fue un proceso arduo e intenso que implicó la capacitación constante y la guía de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), en la que la UAA fue una de las instituciones de educación superior que se unieron a la UNAM para su creación en 1999. Durante ese periodo se recibió capacitación de expertos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, el Instituto Tecnológico de Sonora y el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, entre otros.

El pasado mes de mayo, Fomento Cultural Banamex, A.C. entregó como parte del XXI Premio Banamex Anastasio G. Saravia, un Reconocimiento al Mérito a la doctora Marcela López Arellano por la “Labor de Salvaguarda y Organización de Archivos”, que refleja años de entrega, visión y trabajo en la UAA.

Además de su trabajo de investigación sobre los archivos de mujeres, la profesora-investigadora del Departamento de Historia, fue reconocida por sus aportaciones en la creación del Reglamento del Archivo General e Histórico de la UAA, la creación del Catálogo de Disposición Documental, la consolidación de espacios y equipos especializados para la conservación, digitalización y difusión de los fondos históricos; la gestión y recepción de importantes archivos personales y familiares, difusión académica de los acervos mediante exposiciones virtuales, catálogos digitales, libros y la creación de redes sociales institucionales.

Este reconocimiento a una labor archivística nos lleva destacar esas aportaciones que han consolidado la gestión documental y la administración de los archivos de nuestra Casa de Estudios, actividades y procesos en los que se involucran todas las áreas universitarias.

Con el reglamento, se estableció un Sistema Institucional de Archivo, así como el trabajo colegiado en el ámbito archivístico mediante el Comité de Administración Documental y el Grupo Interdisciplinario para Valoración Documental; se definieron metas y objetivos en los rubros de normatividad, gestión documental y administración del Archivo General e Histórico, la actualización y publicación de los instrumentos de control y consulta archivística, la preservación del patrimonio documental universitario y de los fondos incorporados, el servicio de consultas y visitas guiadas, así como para la difusión del patrimonio histórico.

Explora el archivo.uaa.mx y conoce más acerca del volumen documental contenido en 12 mil cajas de archivo y un acervo que data del año de 1876.

Nuevos retos y desafíos para el Archivo General e Histórico

Este año, la UAA se encamina a celebrar el 40 aniversario del Departamento de Archivo General e Histórico; su jefa de departamento, la doctora Cecilia Pérez Talamantes, explicó que fue en 1986 cuando el Consejo Universitario aprobó su constitución formal dentro del esquema organizacional de la UAA. Destacó que, gracias al trabajo archivístico que se realizaba desde las instituciones que precedieron a la UAA, ha sido posible consolidar un archivo de gran riqueza histórica y valor patrimonial, que hoy en día tiene un volumen documental resguardado en 12 mil cajas y un acervo que data de 1876.

La doctora Pérez Talamantes enfatizó que el Departamento de Archivo General e Histórico ha fortalecido su operación a partir de la implementación de la normatividad archivística derivada de la Ley General de Archivos y del reglamento universitario en la materia. Para garantizar una adecuada gestión documental, el archivo universitario se encuentra organizado en tres grandes áreas: el Archivo de Concentración, el Archivo Histórico y el Departamento de Procesamiento de la Información. A ello se suman los archivos de trámite que operan en cada una de las dependencias universitarias, donde se resguarda y organiza la documentación antes de ser transferida al Archivo de Concentración. Esta estructura permite dar seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su generación hasta su conservación permanente o, en su caso, su depuración conforme a los criterios establecidos por la legislación vigente.

Por otra parte, hizo referencia a que éste es uno de los archivos más consultados en la región, pues además de resguardar la memoria institucional desde los tiempos del Instituto Autónomo de Ciencias y Tecnología, alberga valiosos fondos documentales. Parte de ese patrimonio se conserva en la Bóveda Jesús F. Contreras, un espacio especializado que cuenta con condiciones ambientales controladas para garantizar la preservación de documentos históricos de gran relevancia. De manera constante recibe a estudiantes, investigadores locales, nacionales e incluso internacionales, quienes encuentran en los acervos de la UAA, una fuente indispensable para el estudio de la historia universitaria, cultural y social de Aguascalientes.

Entre los principales retos que tiene el Archivo General e Histórico, la doctora Cecilia Pérez Talamantes destacó acciones como fomentar la cultura archivística en todas las áreas universitarias, impulsando la orientación y capacitación para garantizar el resguardo correcto de archivos (sonoros, documentales, audiovisuales o fotográficos) a partir de la normatividad implementada; continuar con la capacitación para todo el personal administrativo del Archivo, así como con las acciones de difusión para dar a conocer el acervo documental.