Universidad Autónoma de Aguascalientes

BOLETIN No. 305

• El Sistema de Gestión Documental fue resultado de las propuestas ganadoras de entre más de 170 innovaciones de la convocatoria Ideas para mejorar tu Universidad.
• Dicho proyecto, aprovechará los recursos tecnológicos para la generación, distribución, atención y archivo de la correspondencia interna.

Una de las principales encomiendas del periodo rectoral del doctor Francisco Javier Avelar González ha sido simplificar y optimizar los procesos administrativos en la Benemérita Universidad Autónoma de Aguascalientes, a fin de que la Comunidad Universitaria pueda realizar de manera eficiente y expedita sus diversos trámites.

Es por ello que se ha desarrollado el Sistema de Gestión Documental, el cual, además de incidir en la reducción de tiempos, impactará tanto en los apartados económicos con un ahorro estimado en materiales de cerca de un millón de pesos, como en los medioambientales gracias a la disminución en el uso de tintas en polvo y sustratos que implicaban la elaboración tradicional de documentos.

Al respecto, el licenciado José Israel Salado López, jefe del departamento de Gestión de Calidad de la UAA, señaló que dicho proyecto consta de una plataforma digital mediante la cual se realizará la redacción y envío de correspondencia interna de la Universidad, por lo que el tiempo estimado de entrega de un oficio pasará de un día hábil a menos de 15 segundos, creando un espacio virtual para consultar su estado y compartir de forma ágil comentarios respecto de dicho documento, sin la necesidad de realizar impresiones en papel.

En este sentido, mencionó que desde el mes de febrero se encuentran realizando capacitaciones para el uso de la novedosa herramienta en las diferentes áreas de la Institución, y que la misma ha sido recibida de manera positiva, principalmente por su diseño amable que facilita la adaptación al sistema y por sus evidentes beneficios.

Cabe destacar que el Sistema de Gestión Documental fue resultado de las propuestas ganadoras de entre más de 170 innovaciones que presentaron alumnos, académicos y personal administrativo como parte de la convocatoria Ideas para mejorar tu Universidad, y entrará en vigencia a partir del día 17 de septiembre del presente año.

Finalmente, el jefe del departamento de Gestión de Calidad de la Máxima Casa de Estudios de la entidad hizo hincapié en que aún existirán documentos que, por su naturaleza, tendrán que ser enviados de forma física, pero que la disminución en las impresiones que trae consigo la aplicación del Sistema de Gestión de Documental tendrá influencia también en el aprovechamiento de espacios, gracias a la reducción del archivo físico, y en el ambiental, pues con esto, se crea una cultura de cuidado y aprovechamiento de los materiales.

Con estas medidas, la Máxima Casa de Estudios del estado se coloca a la vanguardia al responder al compromiso social de cuidar el medio ambiente y de ir acorde con la necesaria prontitud de la actualidad.

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